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MATRIZ DE SALIDAS NO CONFORMES |
CODIGO:
MT-4 |
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VERSIÓN:
17-30-05-2025 |
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PROCESO (C-7) CICLO DE VIDA DEL ESTUDIANTE |
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Tratamiento y Reporte |
Comportamiento
de Salidas No Conformes |
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Salida/producto/servicio
(definido en la caracterizacion) |
Salida No conforme
(situacion que puede presentarse) |
Tipo de tratamiento
(Indique con una X) |
Acción(es) de Tratamiento |
Responsable del tratamiento |
Responsable del autorizar el tratamiento |
Responsable del Reporte de la Salida No conforme y del
Tratamiento Aplicado |
Enlace a formulario de reporte[1] |
Registros que se generan |
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Corrección |
Reproceso |
Obtención de autorización para su
aceptación bajo concesión |
Informar al cliente/Usuario |
De la situación presentada |
Del tratamiento realizado |
|
Estudiantes matriculados en los
sistemas de formación |
No otorgar el descuento de
matrícula a un estudiante que cumpla los requisitos y haya acreditado los
soportes |
|
X |
|
X |
Revisar nuevamente la
documentación, verificar que aplica el descuento.
Aplicar el saldo a favor del estudiante para un próximo período. |
Persona responsable de RCONT en
el centro |
Persona responsable de RCONT en
sede nacional |
Persona responsable de RCONT en
sede nacional |
Reportar SNC |
Solicitud del estudiante |
Reporte de EdUnat evidenciando
la aplicación del saldo a favor. |
VER COMPORTAMIENTO DE SNC DEL PROCESO>> |
|
Estudiantes matriculados en los
sistemas de formación |
Información incorrecta en el
recibo de pago (Datos del estudiante, datos del programa, costo y fechas de
pago) (Educación continuada por oferta virtual) |
|
X |
|
X |
Revisar el recibo de pago para
identificar la inconsistencia.
Solicitar a RCONT la corrección del
recibo
Enviar del recibo de pago al
aspirante |
Líder nacional de educación
continuada
Persona responsable en RCONT |
Líder nacional de educación
continuada |
Profesional de apoyo SINEC |
Reportar SNC |
Comunicación del aspirante
manifestando la inconsistencia en el recibo de pago |
Comunicación del líder del
SINEC a RCONT solicitando la corrección del recibo (cuando aplique).
Correo electrónico enviando el
recibo de pago corregido al aspirante. |
|
Estudiantes matriculados en los
sistemas de formación |
No aprobar cupo a un estudiante
de caso especial, cuando cumple los requisitos para acceder al programa del
SINEP de la UNAD. |
|
X |
|
X |
Revisar nuevamente la
documentación, aprobar el cupo, comunicar la decisión a la persona
responsable de la matrícula.
Comunicar al aspirante la decisión. |
Coordinador Académico del SINEP |
Coordinador Académico del SINEP |
Coordinador Académico del SINEP |
Reportar SNC |
Reclamación del aspirante |
Comunicación enviada al
estudiante la aprobación del cupo
Comunicación enviada a RCONT informado la aprobación. |
|
Estudiantes de primera
matrícula con acompañamiento psicopedagógico, didáctico y académico. |
Incumplir con el cronograma
establecido para la convocatoria de monitores. |
|
X |
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|
Realizar resolución
modificatoria, estableciendo las nuevas fechas para las diferentes etapas de
la convocatoria de monitores. |
Líder Nacional de monitoría |
Vicerrector de Servicios a
aspirantes, estudiantes y egresados -VISAE |
Líder Nacional de monitoría |
Reportar SNC |
Resolución de la convocatoria de
monitores
Comunicación del líder nacional de monitoria al Vicerrector de servicios a
Aspirantes, estudiantes y egresados informando las razones por las cuales es
necesario modificar el cronograma de la convocatoria. |
Resolución modificatoria de
convocatoria de monitores. |
|
Estudiantes de primera
matrícula con acompañamiento psicopedagógico, didáctico y académico. |
Incumplimiento del cronograma
establecido para los eventos de inducción |
|
X |
|
X |
Reprogramar el evento de
inducción
Informar a los estudiantes mediante
correo electrónico la nueva programación |
Consejero del CENTRO |
Líder Zonal de Consejería |
Líder zonal de Consejería |
Reportar SNC |
Registro donde se informa al
estudiante la fecha, hora y lugar del evento de inducción
Comunicación del Consejero al líder
zonal de Consejeríainformado las razones del no cumplimiento de la
programación del evento de inducción |
-Comunicación del consejero con
la nueva fecha del evento de inducción y evidencia del aval por parte de la
persona que autoriza.
-Correo electrónico informando al
estudiante la reprogramación del evento. |
|
Estudiantes de primera
matrícula con acompañamiento psicopedagógico, didáctico y académico. |
Incumplimiento del cronograma
establecido para los eventos deplan de acción pedagógica contextualizado |
|
X |
|
X |
Reprogramar el evento de
PAPC
Informar a los estudiantes mediante
correo electrónico la nueva programación |
Consejero del CENTRO |
Líder Zonal de Consejería |
Líder zonal de Consejería |
Reportar SNC |
Registro donde se informa al
estudiante la fecha, hora y lugar del evento dePAPC
Comunicación del Consejero al líder
zonal de Consejeríainformado las razones del no cumplimiento de la
programación del evento de PAPC |
-Comunicación del consejero con
la nueva fecha del evento de PAPC y evidencia del aval por parte de la
persona que autoriza.
-Correo electrónico informando al
estudiante la reprogramación del evento. |
|
Resultados de estudios de
homologación. |
Emitir acuerdo en el que no se
homologan cursos que cumplen los criterios para ser homologados, que presenta
errores u omisiones en las calificaciones, o errores en los parágrafos. |
|
X |
|
X |
1) Revisar nuevamente los
contenidos analíticos de los cursos (cuando aplica)
2) Revisar nuevamente el certificado
de calificaciones (cuando aplica)
3) Elaborar un nuevo Acuerdo
indicando en los considerandos las razones de la modificación, explicando
claramente por qué se modifica, qué análisis se hizo, quién revisó el estudio
y qué se modifica.
4) Enviar el Acuerdo Modificatorio
al estudiante, siguiendo la ruta establecida en el procedimiento. |
Líder nacional de programa |
Decano |
Escuelas-Sede nacional
(Secretario Académico o persona delegada). |
Reportar SNC |
Solicitud de revisión del
Acuerdo realizada por la persona que detectó la no conformidad.
Acuerdo que se solicita corregir. |
Acuerdo modificatorio /
Evidencia del envío del Acuerdo
modificatorio al estudiante.
|
|
Resultados de estudios de
homologación. |
Emitir Acuerdo de homologación
con errores en la información (Datos del estudiante/aspirante, Datos de la
institución y/o programa de origen, Nombre de cursos, código del curso,
número de créditos). |
X |
|
|
X |
1) Emitir Oficio de Aclaración
2) Enviar oficio aclaratorio
dirigido a Registro y Control del centro respectivo con copia a la persona
que informó la no conformidad y al estudiante cuando aplica.
3) Adjuntar el oficio aclaratorio a
la historia académica del estudiante. |
Líder zonal de escuela |
Secretario Académico |
Escuelas-Sede nacional
(Secretario Académico o persona delegada). |
Reportar SNC |
Solicitud de revisión del
Acuerdo realizada por la persona que detectó la no conformidad.
Acuerdo que presenta la no
conformidad. |
Oficio aclaratorio/ Evidencia
del envío del Oficio aclaratorio a la persona que detectó la no conformidad,
a la Oficina de Registro y Control y al estudiante cuando aplica. |
|
Resultados de pruebas de
validación de suficiencia por competencias. |
No aplicar la prueba de
validación de suficiencia en la fecha, hora y lugar programados (se exceptúan
los casos en que la situación se de por solicitud del estudiante) |
|
X |
|
X |
El Docente acompañante de la
prueba, comunica de su reprogramación al estudiante, mediante correo
electrónico informando el lugar, fecha y hora de la prueba, con copia al
Líder Nacional de Programa y al Director de Centro. |
Docente asignado para acompañar
la prueba |
Lider Nacional de programa |
Docente asignado para acompañar
la prueba. |
Reportar SNC |
Correo electrónico citando al
estudiante por primera vez para presentar la prueba (se indica lugar, fecha y
hora).
Correo electrónico en el que el
estudiante y/o el docente acompañante informa al Líder Nacional de programa
las razones para no efectuar la prueba según lo programado. |
Correo electrónico enviado al
estudiante donde se reprograma la prueba (Lugar, fecha y hora) con copia al
director de centro y al líder nacional del programa. |
|
Estudiantes con acompañamiento
docente. |
No realizar la práctica de
laboratorio en la fecha establecida según la programación nacional de
laboratorios. |
|
X |
|
X |
Informar al líder zonal de
escuela, líder zonal de laboratorios y al líder nacional de laboratorios los
motivos del incumplimiento, la fecha prevista inicialmente y la fecha
propuesta para la reprogramación de la práctica (Docente).
Con el visto bueno, reprogramar la
práctica y actualizar la programación de la práctica en el aplicativo OIL
(Líder zonal de laboratorio)
Comunicar al estudiante mediante
correo electrónico el lugar, fecha y hora de la práctica (Docente). |
Líder zonal de Laboratorio
/Docente |
Líder nacional de
laboratorios/Líder académico zonal |
Líder nacional de laboratorios. |
Reportar SNC |
Correo electrónico del docente
al líder zonal de escuela, líder zonal de laboratorios y al líder nacional de
laboratorios. |
Correo electrónico de
aprobación de la reprogramación
Registro en el OIL de la
reprogramación de la práctica
Correo enviado al estudiante por el
docente, con copia al líder zonal de laboratorios y al líder nacional de
laboratorios. |
|
Estudiantes con evaluación
interna del aprendizaje. |
La calificación asignada por el
docente a la prueba final del curso no corresponde a los criterios
establecidos en la rubrica de evaluación de la prueba. |
|
X |
|
X |
Asignar segundo calificador de
la prueba cuando el docente y director de curso son la misma persona (Líder
nacional de programa o cadena de formación)
Recalificar la prueba (Director de
curso o Docente asignado)
Elaborar acta de recalificaciòn /
Modificar la calificación en el campus virtual
Comunicar al estudiante el resultado
de la recalificación de la prueba. |
Director de curso |
Líder nacional de programa |
Director de curso/Líder nacional
de programa |
Reportar SNC |
Solicitud de recalificación
enviada por el estudiante al director del curso o al líder nacional del
programa según corresponda. |
Comunicación del Líder nacional
de programa al docente asignado para recalificar la prueba (cuando el
director de curso y el docente del curso son lamisma persona)
Comunicación enviada al estudiante
informando el resultado de la recalificación.
Registro académico del estudiante
con la nota corregida cuando aplica.
Link al formulario para el reporte
de las situaciones por los directores de curso: https://goo.gl/ydkWZZ |
|
Opción de trabajo de grado
desarrollada. |
Falta de acompañamiento del
director/asesor del trabajo de grado, (Si transcurrido un mes de
lanotificación de la asignación como director no se ha dado inicio a la
asesoría, o transcurridos 10 días hábiles de la entrega de avances por parte
del estudiante no hay realimentación). |
X |
X |
|
X |
El estudiante o la persona que
conoce la situación envía comunicación al Líder Zonal de escuela (proyecto
aplicado - grado) /Líder nacional de programa (demás opciones), manifestando
que el docente asignado como director /asesor de la opción de trabajo de
grado no ha brindado el acompañamiento en el tiempo previsto.
El Líder correspondiente revisa la
reclamación e indaga por la causas de la situación, de acuerdo con eso
procede a:
1) Enviar comunicación al director
/asesor de la opción de trabajo de grado solicitando realizar el
acompañamiento en un plazo determinado.
2) Si la situación requiere cambio
de director /asesorse realiza la gestión ante el comité correspondiente y se
comunica al nuevo director y al estudiante sobre el cambio. |
1) Líder Zonal de escuela
(proyecto aplicado - grado) /Líder nacional de programa (demás
opciones).
2) Comité de investigación zonal /
Comité de investigación nacional /comité curricular |
1. Líder Zonal de escuela
(proyecto aplicado - grado) /Líder nacional de programa (demás
opciones).
2. Presidente del comité
correspondiente (comité de investigación de escuela/comité de investigación
zonal/ comité curricular). |
Líder Zonal de escuela (proyecto
aplicado - grado) /Líder nacional de programa (demás opciones). |
Reportar SNC |
Comunicación del estudiante o
persona que conoce la situación, manifestando que el director asignado no ha
brindado el acompañamiento en el tiempo previsto. |
1) Comunicación del Líder
correspondiente al director /asesor de la opción de trabajo de grado
solicitando realizar el acompañamiento en un plazo determinado.
Evidencias del acompañamiento
realizado.
2. Acta del comité de investigación
de escuela/zonal o comité curricular donde se analiza el caso.
Comunicación enviada al nuevo
director /asesor con copia al estudiante, comunicando la designación en caso
de cambio de director. |
|
Egresados de programas de
educación superior y educación media titulados. |
Emitir títulos(Diploma y Acta de
grado) con errores en la información del graduado 1) Identificación del
graduado (nombres, apellidos, ciudad de expedición del documento de
identidad, clase de documento), 2) Datos académicos (Programa, Nombre del
título del proyecto de grado). |
X |
|
|
X |
Se revisan los documentos en el
CENTRO
Se gestiona la corrección ante la
oficina de Grados y Títulos.
Se entrega el documento corregido al
graduado.
Procedimiento P-7-1 Condición 9.3. |
Director de centro o persona
delegada por este y grupo de GRADOS y TITULOS. |
Coordinador del grupo de GRADOS
y TITULOS |
Persona delegada del grupo de
grados y titulos |
Reportar SNC |
Solicitud de corrección del
documento enviada por el graduado. |
Solicitud de corrección del
documento enviada por el director de centro al grupo de grados y
títulos.
Comunicación de entrega del
documento corregido al graduado con firma de recibido. |
|
Egresados participando en las
actividades de inserción
laboral y vida universitaria para fortalecer su desarrollo
personal y profesional. |
Egresado sin acceso al portal
laboral de la UNAD porque la CÉDULA no ha sido cargada por parte de la UNAD
en la base universitaria Hoy trabajas en el tiempo establecido (Una semana
después de la fecha de grado). |
|
X |
|
X |
Se verifica en el SIVISAE la
calidad de egresado unadista, se registra en la base de datos del portal
laboral, se informa al usuario para que proceda a generar usuario y
contraseña y hacer uso de los servicios del portal. |
Líder nacional de trayectorias
unadistas |
Líder nacional de trayectorias
unadistas |
Líder nacional de trayectorias
de egresadosunadistas. |
Reportar SNC |
Correo del egresado manifestando
que no tiene acceso al portal laboral. |
Correo del Líder nacional de
trayectorias de egresadosunadistas al egresado, informándole que ya se
encuentra incluido en la base de datos del portal laboral.
Evidencia de que el egresado está
incluido en la base de datos del portal laboral. |
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CONTROL DE
CAMBIOS |
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VERSION |
FECHA |
DESCRIPCION DEL CAMBIO |
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0 |
05-09-2018 |
Emisión del documento |
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1 |
01-05-2019 |
Se adiciona columna "Enlace a formulario
de reporte" y se incorpora por
cada salida NC hipervículo al formulario de reporte |
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2 |
17-07-2019 |
Se adiciona columna "Comportamiento de
Salidas No Conformes" y se
incorpora el enlace para la consulta a
la Ficha de Comportamiento de Salidas No Conformes del proceso. |
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3 |
30-07-2020 |
Se ajusta información de salidas y tratamiento
del proceso de investigación: Se ajustó la redacción acorde con la nueva
caracterización del proceso y los cambios realizados al procedimiento P-11-1
Convocatorias de investigación, y se retiró la SNC "Error al definir el
cierre administrativo de un proyecto de convocatoria interna". |
|
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4 |
12-08-2020 |
Se ajusta información relacionadas con de
salidas proceso Ciclo de vida del Estudiante: Se modifica la columna de
Salida/producto/servicio
(definido en la caracterización) acorde con la última versión de la
caracterización del proceso CVE, vr. 4-08-07-2020. Se incluye la SNC
correspondinte al nuevo procedimiento E-monitoría y se modifica la redacción
de la SNC del procedimiento Trayectorias de Egresados Unadistas. |
|
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5 |
18-08-2020 |
Se incluye en C-1 SNC asocidada al
procedimiento de Mejoramiento de Tramites y otros procedimientos
administrativos.
Se traslada desde el proceso C-1 al proceso C-2, la SNC asociada al
procedimiento de ejercicios de consulta, por cuanto ahora pertence a dicho
proceso.
Se actualiza la informaciòn sobre SNC del proceso C-9 Gestiòn del bienstar
integral Unadista, acorde con la actualizaciòn de la caracterizaciòn. |
|
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6 |
27-08-2020 |
Se ajusta información de salidas y tratamieno del proceso C10 |
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7 |
02-06-2021 |
*Se realiza actualización de toda la
información sobre el control a las salidas no conformes del proceso C-5
Gestión y desarrollo de la plataforma humana Unadista
*Para el proceso C-7 se reemplaza SNC "Matricular al estudiante en un
ciclo diferente al que corresponde acorde con las certificaciones
académicas" po "No aprobar
cupo a un estudiante de caso especial, cuando cumple los requisitos para
acceder al programa del SINEP de la UNAD."
*Para el proceso C-13 se elimina salida Programas, Proyectos y Servicios
Sociales ejecutados, Salida no conforme: Firma de convenios para el
desarrollo de programas, proyectos o servicios sociales, sin legalización
ante Mesa Técnica Unificada de Convenios. y se incorpora la salida Planes, programas, productos y servicios de
inclusión social para el desarrollo regional y la proyección comunitaria ofertados,
con SNC "No alcanzar los objetivos establecidos en los proyectos
especiales aprobados." |
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8 |
09-09-2021 |
Se realiza actualización incluyendo las
declaración de las posibles salidas no conformes de los procesos:
-Gestión de la Infraestructura Física
-Gestión de Innovación y Emprendimiento |
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9 |
14-10-2021 |
Se incluye en C-14 Gestión de la
Infraestructura Física la salida No conforme:
- Registro de Pagos de Facturas, impuestosy servicios públicos |
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10 |
02-02-2022 |
Se realiza actualización incluyendo las
siguientes dos salidas no conformes al proceso C-8 Gestión de la oferta
educativas:
- Curso ofertados a los estudiantes sin estar totalmente diseñado
- Cursos ofertados a los estudiantes sin estar acreditados |
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11 |
05-09-2022 |
Se elimina la salida Repositorio de resultado
de ejercicios de consulta actualizado del proceso de gestion de la
informacion y del conocimiento organizacional C2 por eliminación del
procedimiento P-2-9 |
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12 |
28-10-2022 |
Se realiza actualización de salidas no
conformes al proceso C-8 Gestión de la oferta educativa, en la redacción y la
descripción de los tratamientos de las salidas no conformes del proceso para
que coincidan más exactamente con las salidas del proceso y se incluyendo las
siguientes dos nuevas SNC:
- Curso de educación continua por oferta por demanda, en oferta sin estar
totalmente diseñado
- Curso de educación continua por oferta nacional, en oferta sin estar
acreditado/certificado |
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13 |
29-06-2023 |
En el Proceso C-7 se incluye la SNC "No
otorgar el descuento de matrícula a un estudiante que cumpla los requisitos y
haya acreditado los soportes" asociada al procedimiento Inscripción y
matrícula. |
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14 |
01-11-2023 |
En el Proceso C-5 se ajusta los responsables
del tratamiento de las salidas correspondientes en salida 1 y 2. |
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15 |
13-12-2023 |
Se actualiza salidas no conformes del proceso
C-11 Gestión de la Investigación, Innovación y Emprendimiento teniendo en
cuenta la articulación que se efectuo entre C-11 y C-15 |
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16 |
10-07-2024 |
Modificación C-7 Ciclo de vida del Estudiante
cambio del responsable del tratamiento de la salido no conforme
"Incumplir con el cronograma establecido para la convocatoria de
monitores" |
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17 |
30-05-2025 |
C-10 Relaciones Intesistémicas, se incuye SNC
"Reconocimiento mutuo de créditos
conducente a segunda titulación con las seccionales Internacionales" |
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