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MATRIZ DE SALIDAS NO CONFORMES |
CODIGO:
MT-4 |
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VERSIÓN:
17-30-05-2025 |
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PROCESO (C-2)
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL |
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Salida/producto/servicio
(definido en la caracterizacion) |
Salida No conforme
(situacion que puede presentarse) |
Tratamiento y Reporte |
Comportamiento de Salidas No Conformes |
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Tipo de tratamiento
(Indique con una X) |
Acción(es) de Tratamiento |
Responsable del tratamiento |
Responsable del autorizar el tratamiento |
Responsable del Reporte de la Salida No conforme y del
Tratamiento Aplicado |
Enlace a formulario de reporte[1] |
Registros que se generan |
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Corrección |
Reproceso |
Obtención de autorización para su
aceptación bajo concesión |
Informar al cliente/Usuario |
De la situación presentada |
Del tratamiento realizado |
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Documentos generados, organizados y
custodiados |
Publicación de documentos que no
cumple con las revisiones y aprobaciones establecidas en el procedimiento
Control, Documental y Operacional |
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X |
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Realizar despublicación del
documento y surtir las etapas de revisión y aprobación, establecidas en el
procedimiento. |
Lider de Control Documental y
Operacional del SIG |
Gerente de Calidad y
Mejoramiento Organizacional |
Lider de Control Documental y
Operacional del SIG |
Reportar SNC |
Correo electrónico dirigido al
Gerente de Calidad y Mejoramiento Organizacional, comunicando la situación
detectada y solicitando el aval para la correción del documento. |
Correo electrónico dirigido al
Gerente de Calidad y Mejoramiento Organizacional y al Lider del procedimiento
que realiza la solicitud de creación, modificación o eliminación documental,
comunicando el tratamiento realizado. |
VER COMPORTAMIENTO DE SNC DEL PROCESO>> |
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Entrega de Transferencias
Documentales que no cumple los lineamientos de organización documental, según
en el cronograma establecido |
X |
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Se devolverá para su respectiva
corrección y se informará la nueva fecha de recepción. |
Lideres de Gestión Documental a
nivel nacional |
Lideres de Gestión Documental a
Nivel Nacional |
Lideres de Gestión Documental a
nivel nacional |
Reportar SNC |
Formato de seguimiento
transferencias documentales |
Acta Final e Inventarios
Documentales |
|
Informes o
información (gráficos,
videos, contenidos
radiofónicos, y recursos de
biblioteca) generados,
divulgados y
custodiados |
TV UNAD VIRTUAL,: Información
suministrada por el solicitante para el servicio de emisión de contenido
audiovisual,no corresponda con lo publicado. |
X |
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Solicitar corrección al
solicitante del contenido audiovisual en el formato correspondiente para ser
publicado nuevamente |
Responsable de la administración
TV UNAD VIRTUAL, |
Responsable de la administración
TV UNAD VIRTUAL, |
Responsable de la administración
TV UNAD VIRTUAL, |
Reportar SNC |
Registro de solicitud de
correción a través de correo electrónico |
Registro de respuesta de
correción a través de correo electrónico |
|
WEB CONFERENCE
ADMINISTRATIVAS:
No contar con servicio de Internet
al momento de la prestación del servicio de web conference.
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X |
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|
X |
Se toma contacto con GIDT, para el restablecimiento del servicio
de Internet; en caso de no que no se restablezca el servicio, se le comunica
al solicitante la necesidad de reprogramar la web conference en otra fecha y
se procede a reagendar en el calendary |
Responsable Web Conference Administrativa y Académica |
Responsable Web Conference Administrativa y Académica |
Coordinador del Área de Medios y Mediaciones Comunicacionales |
Reportar SNC |
Correo Electrónico y reagendamiento en calendary |
Correo Electrónico y reagendamiento en calendary |
|
WEB CONFERENCE ACADÉMICAS: No contar con el
servicio del sistema de web conferencia por parte del proveedor. |
Reportar SNC |
|
RADIO UNAD VIRTUAL: Presentar en
el momento de la grabación de un capitulo de un programa; un problema técnico
o situación ajena que no permita la realización de un producto radial |
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X |
Se informa a los solicitantes a
través del correo electrónico que realizó su solicitud, que se reprograma la
grabación del capitulo |
Responsable Radio UNAD virtual |
Responsable Radio UNAD virtual |
Responsable Radio UNAD virtual |
Reportar SNC |
Correo Electrónico |
Correo Electrónico |
|
PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL:Presentar
en el momento de la producción o post-producción audiovisual, un problema
técnico o situación ajena que no permita la realización o finalización del
producto |
X |
|
|
X |
Se informa por correo
electrónico al solicitante del servicio de producción audiovisual y se
reprograma la grabación. |
Responsable de laProducción
Audiovisual asignada. |
Coordinador del Área de Medios y
Mediaciones Comunicacionales |
Responsable de laProducción
Audiovisual asignada. |
Reportar SNC |
Correo electronico |
Correo electronico |
|
PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL:
Devolución de programas, por parte
de RTVC por causas asociadas con audio y/o imagen antes de su emisión. |
|
X |
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Normalización de audio o video,
de acuerdo a la observación realizada, por parte de RTVC |
Responsable de laProducción
Audiovisual asignada. |
Coordinador del Área de Medios y
Mediaciones Comunicacionales |
Responsable de laProducción
Audiovisual asignada. |
Reportar SNC |
La evidencia es el material
ajustado, la reunion se realiza de forma verbal con RTVC y se tienen
recomednaciones |
Formato ajustado de entrega de
material audiovisiual a RTVC |
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COMUNICACIÓN GRÁFICA
Información incompleta o incorrecta
de una pieza de Comunicación Gráfica, durante y posterior a la entrega del
arte preliminar y/o finalizado y aprobado. |
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X |
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|
Corregir la pieza de
Comunicación Gráfica, conforme a las acciones realizadas. |
Responsable de la elaboración de
la pieza de Comunicación Gráfica |
Coordinador del Área de Medios y
Mediaciones Comunicacionales |
Responsable de la elaboración de
la pieza de Comunicación Gráfica |
Reportar SNC |
Correo electrònico solicitando
ajuste |
Correo electrònico y pieza de
Comunicación Gráfica ajustada |
|
Recursos de
biblioteca) generados,
divulgados y
custodiados |
SERVICIO DE BIBLIOTECA: No
prestar el servicio de extensión bibliotecaria |
X |
|
|
X |
Tomar contacto con la
Biblioteca que nego el servicio;
Reactivar el servicio e informar al
usuario que ya puede realizar uso del mismo |
Lideres de Biblioteca y
colaboradores a nivel nacional |
Lideres de Biblioteca y
colaboradores a nivel nacional |
Lider de Biblioteca a Nivel
Nacional |
Reportar SNC |
Bitacora de Correo |
Bitacora de Correo |
|
SERVICIO DE BIBLIOTECA: Acceso
a la información bibliografica, no disponible sugerida en los cursos |
X |
|
|
|
Revisar la URL sugerida y
corregir entre dos 1 y 3 dias hábiles |
Lideres de Biblioteca y
colaboradores a nivel nacional |
Lider de Biblioteca a Nivel
Nacional |
Lider de Biblioteca a Nivel
Nacional |
Reportar SNC |
Bitacora de Correo |
Bitacora de Correo |
|
Certificados y/o
constancias de
información académica |
Inconsistencias en el contenido
de la información en Certificados y/o
constancias, acorde con la
realidad académica y datos
personales del solicitante |
X |
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|
Verificación de la información
contenida en el certificado y/o constancia, seguidamente se elabora y entrega
con las respectivas correcciones de manera inmediata |
Funcionarios de Registro y
Control de cada centro |
Funcionarios de Registro y
Control de cada centro |
Funcionarios de Registro y
Control de cada centro |
Reportar SNC |
Solicitud de corección de
contenido de la certificación generada. |
Certificación con ajustes |
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CONTROL DE
CAMBIOS |
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VERSION |
FECHA |
DESCRIPCION DEL CAMBIO |
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0 |
05-09-2018 |
Emisión del documento |
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1 |
01-05-2019 |
Se adiciona columna "Enlace a formulario
de reporte" y se incorpora por
cada salida NC hipervículo al formulario de reporte |
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2 |
17-07-2019 |
Se adiciona columna "Comportamiento de
Salidas No Conformes" y se
incorpora el enlace para la consulta a
la Ficha de Comportamiento de Salidas No Conformes del proceso. |
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3 |
30-07-2020 |
Se ajusta información de salidas y tratamiento
del proceso de investigación: Se ajustó la redacción acorde con la nueva
caracterización del proceso y los cambios realizados al procedimiento P-11-1
Convocatorias de investigación, y se retiró la SNC "Error al definir el
cierre administrativo de un proyecto de convocatoria interna". |
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4 |
12-08-2020 |
Se ajusta información relacionadas con de
salidas proceso Ciclo de vida del Estudiante: Se modifica la columna de
Salida/producto/servicio
(definido en la caracterización) acorde con la última versión de la
caracterización del proceso CVE, vr. 4-08-07-2020. Se incluye la SNC
correspondinte al nuevo procedimiento E-monitoría y se modifica la redacción
de la SNC del procedimiento Trayectorias de Egresados Unadistas. |
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5 |
18-08-2020 |
Se incluye en C-1 SNC asocidada al
procedimiento de Mejoramiento de Tramites y otros procedimientos
administrativos.
Se traslada desde el proceso C-1 al proceso C-2, la SNC asociada al
procedimiento de ejercicios de consulta, por cuanto ahora pertence a dicho
proceso.
Se actualiza la informaciòn sobre SNC del proceso C-9 Gestiòn del bienstar
integral Unadista, acorde con la actualizaciòn de la caracterizaciòn. |
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6 |
27-08-2020 |
Se ajusta información de salidas y tratamieno del proceso C10 |
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7 |
02-06-2021 |
*Se realiza actualización de toda la
información sobre el control a las salidas no conformes del proceso C-5
Gestión y desarrollo de la plataforma humana Unadista
*Para el proceso C-7 se reemplaza SNC "Matricular al estudiante en un
ciclo diferente al que corresponde acorde con las certificaciones
académicas" po "No aprobar
cupo a un estudiante de caso especial, cuando cumple los requisitos para
acceder al programa del SINEP de la UNAD."
*Para el proceso C-13 se elimina salida Programas, Proyectos y Servicios
Sociales ejecutados, Salida no conforme: Firma de convenios para el
desarrollo de programas, proyectos o servicios sociales, sin legalización
ante Mesa Técnica Unificada de Convenios. y se incorpora la salida Planes, programas, productos y servicios de
inclusión social para el desarrollo regional y la proyección comunitaria ofertados,
con SNC "No alcanzar los objetivos establecidos en los proyectos
especiales aprobados." |
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8 |
09-09-2021 |
Se realiza actualización incluyendo las
declaración de las posibles salidas no conformes de los procesos:
-Gestión de la Infraestructura Física
-Gestión de Innovación y Emprendimiento |
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9 |
14-10-2021 |
Se incluye en C-14 Gestión de la
Infraestructura Física la salida No conforme:
- Registro de Pagos de Facturas, impuestosy servicios públicos |
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10 |
02-02-2022 |
Se realiza actualización incluyendo las
siguientes dos salidas no conformes al proceso C-8 Gestión de la oferta
educativas:
- Curso ofertados a los estudiantes sin estar totalmente diseñado
- Cursos ofertados a los estudiantes sin estar acreditados |
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11 |
05-09-2022 |
Se elimina la salida Repositorio de resultado
de ejercicios de consulta actualizado del proceso de gestion de la
informacion y del conocimiento organizacional C2 por eliminación del
procedimiento P-2-9 |
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12 |
28-10-2022 |
Se realiza actualización de salidas no
conformes al proceso C-8 Gestión de la oferta educativa, en la redacción y la
descripción de los tratamientos de las salidas no conformes del proceso para
que coincidan más exactamente con las salidas del proceso y se incluyendo las
siguientes dos nuevas SNC:
- Curso de educación continua por oferta por demanda, en oferta sin estar
totalmente diseñado
- Curso de educación continua por oferta nacional, en oferta sin estar
acreditado/certificado |
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13 |
29-06-2023 |
En el Proceso C-7 se incluye la SNC "No
otorgar el descuento de matrícula a un estudiante que cumpla los requisitos y
haya acreditado los soportes" asociada al procedimiento Inscripción y
matrícula. |
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14 |
01-11-2023 |
En el Proceso C-5 se ajusta los responsables
del tratamiento de las salidas correspondientes en salida 1 y 2. |
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15 |
13-12-2023 |
Se actualiza salidas no conformes del proceso
C-11 Gestión de la Investigación, Innovación y Emprendimiento teniendo en
cuenta la articulación que se efectuo entre C-11 y C-15 |
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16 |
10-07-2024 |
Modificación C-7 Ciclo de vida del Estudiante
cambio del responsable del tratamiento de la salido no conforme
"Incumplir con el cronograma establecido para la convocatoria de
monitores" |
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17 |
30-05-2025 |
C-10 Relaciones Intesistémicas, se incuye SNC
"Reconocimiento mutuo de créditos
conducente a segunda titulación con las seccionales Internacionales" |
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