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MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG |
CÓDIGO: |
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MT-3 |
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VERSIÓN |
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29-29-09-2025 |
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GERENCIA DE
PLATAFORMAS E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA |
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TEMA |
PREGUNTAS ORIENTADORAS |
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Lineamientos de
infraestructura tecnológica |
¿QUÉ
COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Resoluciones,
normatividad, nuevos servicios tecnológicos y demás lineamientos propios de
actividades de IT. |
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¿CUÁNDO
COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Cada
vez que se requiera. |
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¿A
QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Comunidad
Unadista |
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¿CÓMO
COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Correo
electrónico institucional (Circulares informativas), fondos de pantalla |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Grupos
de trabajo de la GPIT (Servidores, soporte técnico, redes, seguridad de la
información, PTI) |
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¿POR
QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Permite
la adopción eficiente de la infraestructura tecnológica y servicios
disponibles, mejorando los diferentes procesos, fomentando prácticas
efectivas y velando por el cumplimiento normativo de IT en la universidad. |
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Mantenimientos
preventivos |
¿QUÉ
COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Cronograma de
mantenimiento preventivo de equipos adquiridos bajo la modalidad de
arrendamiento operativo (leasing). |
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¿CUÁNDO
COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Anualmente,
según contrato de arrendamiento operativo. |
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¿A
QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
En
Sede JCM (Administrativos, docentes y contratistas)
A nivel Nacional a los Espejos GPIT
zonales y locales y Directores de centro |
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¿CÓMO
COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Correo
electrónico institucional |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Grupo
de Soporte Técnico GPIT. |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Garantizar que toda la plataforma Humana Unadista conoce la
fecha y hora en que será realizado el mantenimiento preventivo de los equipos
de cómputo asignados y se pueda cumplir con el cronograma de mantenimiento
programado. |
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Devolución de
elementos tecnológicos |
¿QUÉ
COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Lineamientos
para realizar la devolución de los equipos de cómputo adquiridos a través de
arrendamiento operativo a la GPIT, por parte del personal docente y
contratistas de apoyo a la gestión. |
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¿CUÁNDO
COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
En
el mes de diciembre, por finalización de las ordenes de prestación de
servicio de los contratistas y personal docente institucional. |
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¿A
QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Comunidad
Unadista |
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¿CÓMO
COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Correo
electrónico institucional. (Circular informativa) |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Gerente
GPIT, Grupo de Soporte Técnico GPIT |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Tiene cómo propósito que el personal docente y contratistas de
apoyo a la gestión conozcan los lineamientos para hacer entrega de los
equipos de cómputo asignados, antes de la finalización de la resolución u
orden de prestación de servicio. |
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Devolución de
elementos tecnológicos, por finalización o renovación del contrato de
arrendamiento operativo. |
¿QUÉ
COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Cronograma y
lineamientos para realizar la devolución de los elementos tecnológicos
adquiridos a través del contrato de arrendamiento operativo a la GPIT, por
parte del personal: administrativo, docentes y contratistas de apoyo a la
gestión, con el propósito de renovar la infraestructura tecnológica de la
universidad. |
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¿CUÁNDO
COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Entre
septiembre y octubre de la vigencia en la que finaliza el contrato de
arrendamiento operativo. |
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¿A
QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
En
Sede JCM (Administrativos, docentes y contratistas)
A nivel Nacional a los Espejos GPIT
zonales y locales y Directores de centro |
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¿CÓMO
COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Correo
electrónico institucional. (Circular informativa) |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Gerente
GPIT, Grupo de Soporte Técnico GPIT |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Garantizar
que se pueda realizar una devolución efectiva de los elementos tecnológicos
adquiridos a través del contrato de arrendamiento operativo al proveedor de
los mismos, cumpliendo con el cronograma de devolución programado. |
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Ventanas de mantenimiento |
¿QUÉ
COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Se indica las
razones por las cuales se requiere realizar la ventana de mantenimiento
programada, el tiempo de indisponibilidad o intermitencia y los servicios que
se verán afectados (aplicaciones, servidores, bases de datos, conectividad,
entre otros). |
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¿CUÁNDO
COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Cada
vez que se requiera. |
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¿A
QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Se
comunica a la Comunidad Unadista que se pueda ver afectada por el
mantenimiento. |
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¿CÓMO
COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Correo
electrónico institucional (Circular informativa) |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Grupos
de trabajo de la GPIT (Servidores, soporte técnico, redes, seguridad de la
información) |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Tiene
como fin que la Palataforma Humana Unadista conozca los servicios que pueden
presentar intermitencia o indisponibilidad durante un cambio de IT programado
y de esta forma puedan organizar efectivamente sus actividades con
anterioridad. |
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Circulares de cierre de periodos académicos |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Se le indica a los docentes la
fecha de cierre de acceso a los cursos del periodo académico vigente. |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Semestralmente
antes de finalizar el periodo académico vigente. |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Vicerrectoría
Académica, Escuelas, Decanos, Secretarios Académicos, Lideres Académicos,
Docentes y Plataforma Tecnológica Integrada. |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Correo
electrónico institucional (Circular informativa) |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Equipo de la
Plataforma Tecnológica Integrada |
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¿POR
QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Tiene como fin
que los docentes puedan realizar la descarga de las evidencias de los cursos
en los cuales participó y realicen el proceso de autoevaluación docente al
finalizar cada periodo académico. |
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Mantenimientos a la Plataforma Tecnológica |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Se indica las razones por las
cuales se requiere realizar la ventana de mantenimiento programada, el tiempo
de indisponibilidad o intermitencia de la Plataforma Tecnológica y los
servicios que se verán afectados |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Cada vez que se
requiera. |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Administrativos,
Docentes y Estudiantes |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Correo
electrónico institucional (Circular informativa), noticias del campus Virtual |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Equipo de la
Plataforma Tecnológica Integrada |
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¿POR
QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Tiene como fin
que los docentes y estudiantes identifiquen los servicios que pueden
presentar intermitencia o indisponibilidad durante un mantenimiento
programado en la plataforma tecnológica y de esta forma puedan organizar
efectivamente sus actividades con anterioridad. |
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