MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG CÓDIGO:  

MT-3
VERSIÓN
29-29-09-2025
SECRETARIA GENERAL
TEMA PREGUNTAS ORIENTADORAS
Acuerdos y actas del Consejo Superior Universitario y del Consejo Académico ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Fechas de reportes de la información requeridas en plantillas SNIES definidas por el Ministerrio de Educación Nacional
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Primer semestre de cada vigencia en correspondencia con lo establecido en la Resolución 19591 de 2017 del Ministerio de Educación Nacional.
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Toda la comunidad unadista y SAI
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Página web y redes sociales según sea el alcance
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Secretaria General
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Dar respuesta oportuna y efectiva al reporte de información al SNIES
Actos administrativos emanados por la UNAD ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Actos administrativos emanados por la UNAD
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 De manera permanente
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Toda la comunidad unadista y SAI
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Página web y redes sociales según sea el alcance
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Secretaria General
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Cumplir con el principio de publicidad y transparencia en el ejercicio de la función pública 
Tablas de Retención Documental ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Adopción Tablas de Retención Documental
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Permanente
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Toda la Comunidad Unadista
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Resolución y publicación en la página web
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Secretaria General
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Cumplimiento normativo en atención a las dinámicas de la normatividad reglamentaria de la Ley 594 de 2000 o Ley general de archivos en Colombia, así como los requerimientos de la ley 1712 de 2014 o Ley de transparencia y acceso a la información pública en Colombia.
Transferencias Documentales ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Cronograma de Transferencias Documentales
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Anualmente
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Unidades y centros
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Circular Normativa y correo electrónico
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Secretaria General
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Cumplimiento normativo en atención a las dinámicas de la normatividad reglamentaria de la Ley 594 de 2000 o Ley general de archivos en Colombia, así como los requerimientos de la ley 1712 de 2014 o Ley de transparencia y acceso a la información pública en Colombia.
Convocatorias para la elección de los representantes de los órganos colegiados de dirección y gobierno y la designación del Rector de la Universidad ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Documentos asociados a
 los procesos electorales, así:
 - Representantes
  estamentarios ante
  órganos colegiados,
  entiéndase Consejo
  Superior, Consejo
  Académico y Consejos de
  Escuela.
  - Actos Administrativos
  - Circulares
  - Informes210- 797
  - Cronogramas
  - Piezas publicitarias
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Cuando sea ordenado el
  inicio de un nuevo
  proceso de elección.
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Comunidad Unadista y
  comunidad en general
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Publicación en la página
  Web de la Secretarìa
  General
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Secretaria General
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Cumplir con el principio de publicidad y transparencia en el ejercicio de la función pública 
Foros Virtuales de participación en la construcción de normas superiores ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Formularios, Foros y/o Matrices que contienen las propuestas de artículado, para la expedición de los nuevos Estatutos internos de la Universidad
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Su publicación se hará conforme el cronograma dispuesto para la reforma estatutaria o Ruta de Innovación, aprobado por la Junta Directiva
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Comunidad unadista y comunidad en general
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Publicación en la página Web de la Secretarìa
Genera
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Secretaria General
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Cumplir con el principio de publicidad y transparencia en el ejercicio de la función pública 
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÒN
TEMA PREGUNTAS ORIENTADORAS
Reporte, validación y análisis de información de los sistemas de Información del Ministerio de Educación Nacional ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Seguimiento de las plantillas de las variables de información de la UNAD
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Primera semana del mes de la fecha de corte establecida en la Resolución 19591 de 2017 del Ministerio de Educación Nacional.
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Unidades responsables del reporte de información.
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Correo electrónico
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Oficina de Asesoria de Planeación
¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Dar respuesta oportuna y efectiva al reporte de información
VICERRECTORIA DE MEDIOS Y MEDIACIONES PEDAGÓGICAS
TEMA PREGUNTAS ORIENTADORAS
Socialización de contenidos informativos, formativos y promocionales en los contextos académico, pedagógico, tecnológico, comunitario y económico ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Contenidos informativos, formativos y promocionales en los contextos académico, pedagógico, tecnológico, comunitario y económico que provengan de requerimientos institucionales de área misionales o de gestión
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Cuando sea requerido
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Toda la comunidad unadista, SAI y público en general
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 A través de los medios de comunicacióm internos, como TV UNAD Virtual, Radio UNAD Virtual, Sistema Web Conference organizacional, Televisión Abierta y Comunicación Visual.
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Vicerrectoria de Medios y Mediaciones Pedagogicas VIMEP, a través de la Red de Gestión Tecnopedagógica de Medios y Mediaciones Comunicacionales - MMC. 
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Comunicar contenidos informativos y promocionales permite visibilizar el quehacer institucional, en escenarios academicos y organizacionales, esto permite a la comunidad conocer procesos de innovación, desarrollo y avance que gestiona cada una de las unidades de la institución. 
Divulgación de las nuevas adquisiciones en recursos bibliográficos y servicios prestados desde la e-Biblioteca. ¿QUÉ COMUNICAR? Las nuevas adquisiciones de recursos bibliograficos y servicios prestados por la e-Biblioteca.
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar
¿CUÁNDO COMUNICAR? Cuando se adquieran o actualicen los recursos bibliograficos y se oferte el servicio.
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.
¿A QUIÉN COMUNICAR? Toda la comunidad unadista
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información		 A traves del Micrositio, correo electrónico de la e-biblioteca y redes sociales insitucionales
¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Vicerrectoria de Medios y Mediaciones Comunicacionales, a través de la Red de Gestión Tecnopedagógica
para el Desarrollo de Contenidos, Recursos y Repositorios Bibliográficos 
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Es importante que la comunidad Unadista tenga conocimiento de los ultimos recursos bibliograficos adquiridos y actualizados con el fin de que pueda hacer uso de ellos y de las diversas actividades complementarias que se realizan dentro de la e-Biblioteca. 
Noticias de carácter académico e investigativo ¿QUÉ COMUNICAR? Información relacionada con eventos académicos investigativos
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar
¿CUÁNDO COMUNICAR? Permanente
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Toda la Comunidad Unadista
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Micrositio de la eBiblioteca (articulos de investigación, banner informativos) y correo electrónico (banner de capacitaciones para investigadores) Redes sociales
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Vicerrectoria de Medios y Mediaciones Comunicacionales, a través de la Red de Gestión Tecnopedagógica
para el Desarrollo de Contenidos, Recursos y Repositorios Bibliográficos 
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 La comunicación de noticias académicas es esencial para difundir el conocimiento, promover la transparencia y el intercambio de ideas, estimular la investigación y la colaboración, generar impacto en la sociedad y contribuir a la formación y educación de la comunidad Unadista.
GERENCIA DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL
TEMA PREGUNTAS ORIENTADORAS
Documentación del SIG ¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Actualización de la documentación del SIG
¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Cuando exista una emisión, modificación o eliminación
¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Toda la Comunidad Unadista
¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Pagina del SIG
 
  -pag. web
  -pildoras por correo electrónico
  -comités
  -circulares
  -reuniones con zonas
¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Gerencia de Calidad y Mejoramiento Organizacional
Lider del procedimiento
¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Permite informar a las partes interesadas de forma oportuna y comprensible los lineamientos y directrices del SIG, para la implementación, desarrollo y optimización de los procesos.
VICERECTORIA DE SERVICIOS A ASPIRANTES, ESTUDIANTES Y EGRESADOS
TEMA PREGUNTAS ORIENTADORAS
Peticiones, Quejas, Reclamos, sugerencias, felicitaciones y consultas de información ¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Proporcionar a los ciudadanos el acceso abierto y sencillo a los procesos de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones.
¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Cuando el usuario lo requiere Semestralmente el informe de PQRS resueltas publicados en la web
¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Al público en general
¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 A través de los diferentes canales de atención al Usuario
La información es publicada en la Página web de la universidad
¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Es publicado por la VISAE en conjunto con la GCMK