MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG	CÓDIGO:
			MT-3
			VERSIÓN
			28-17-06-2025
	VICERECTORIA DE MEDIOS Y MEDIACIONES PEDAGOGICAS
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Requisitos Relativos a la estructura	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Tareas, responsabilidades y autoridad.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1.Cuando se contrata personal para el laboratorio. 2.Cuando las tareas, responsabilidades y autoridad cambien.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	A los funcionarios del laboratorio de calibración y ensayo.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1.Pagina web del SIG. 2.Correo electrónico.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Asegura que cada miembro del equipo comprenda su función específica y autoridades dentro del proceso, lo que contribuye a una ejecución eficiente y consistente de las actividades del laboratorio.
	Direccionamiento del proceso	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Lineamientos del sistema de gestión de calidad  y del  proceso de gestión del laboratorios de calibración y ensayo . (organigrama, políticas, objetivos, riesgos, procedimientos, etc.)
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Cuando haya cambios. 2.Ingreso de nuevos funcionarios en el laboratorio.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	A los funcionarios del laboratorio de calibración y ensayo.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1. En la inducción del nuevo personal. 2. Correo electrónico. 3. Revisión por el resposnable general del laboratorio (Alta dirección ).
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Lider de calidad y Gerencia de calidad y mejoramiento organizacional.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	El personal debe conocer  como funciona el SIG de la UNAD, las actividades del laboratorio y sus lineamientos para el cumplimiento de los mismos.
	Gestión documental	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Cambios en documentos relacionado a las actividades del laboratorio.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando se crea, actualiza o elimina un documento, procedimiento o formato del proceso en el SIG.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	A los funcionarios del laboratorio de calibración y ensayo.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1. Listado maestro acceso al documento en los listados de la pagina del SIG UNAD 2. Reunión/correo de divulgación.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	1.Gerencia de calidad  y mejoramiento organizacional. 2.Lider de calidad
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	El personal del laboratorio debe conocer y tener disponible la emisión y actualización de los procedimientos para el cumplimiento de las actividades del laboratorio.
	Desempeño del laboratorio.	¿QUÉ COMUNICAR?  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar.	1.Desempeño del proceso. 2. Materialización de Riesgos del proceso. 3. Oportunidad de mejora. 4. Cambios del proceso.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Anualmente.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Responsable general del laboratorio
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	En la revisión por la alta dirección.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Lider de calidad.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Se comunica para la mejora continua del SIG UNAD.
	Cumplimiento de requisitos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Cumplimiento de requisitos del cliente y otros requisitos.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Anualmente
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	A los funcionarios del laboratorio de calibración y ensayo.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1.Reunión. 2.Correo electrónico. 3.Socialización de resultado de auditorias.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Lider de calidad
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Conocer el nivel de cumplimiento y tomar acciones oportunas en caso de tener riesgo de incumplimiento de requisitos.
	Productos y servicios proveedores externos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Requisitos de los productos y servicio que se van a suministrar, los criterios de aceptación y la competencia del personal.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando se requiera contratar un servicio o comprar un insumo.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	A los proveedores o contratistas.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Se requiere evitar la adquisición de productos o servicios que no cumplan con los requisitos específicos necesarios para el correcto funcionamiento del laboratorio.
	Prestación de servicio	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1.Precios de los servicios del laboratorio, alcance de calibración y/o ensayos, cotización del servicio, especificaciones técnicas, termino de condiciones de la oferta o contrato, información legal de la Universidad, política de tratamiento de datos personales. 2.No aceptación del servicio de calibración o ensayo. 3. confirmación de recibo de ítem de calibración o ensayo.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1.Cuando el cliente lo solicite. 2. Cuando las desviaciones solicitadas por el cliente tienen impacto sobre la integridad del laboratorio o sobre la validez de los resultados o Cuando no se tiene la capacidad instalada para ejecutar la calibración o ensayo. 3. Cuando el cliente lo solicite.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Cliente.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Se requiere garantizar que toda la logística, condiciones del servicio y requisitos del cliente queden claros para ambas partes, evitando así incumplimientos y reprocesos en las actividades del laboratorio. Cumplimiento normativo ISO /IEC 17025.
	Regla de decisión	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Selección de regla de decisión.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando el cliente solicite declaración de la conformidad en el informe de ensayo o calibración al momento de contratar el servicio.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Cliente.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	La regla de decisión debe ser comunicada y acordada con el cliente de acuerdo al cumplimiento de la norma ISO /IEC 17025.
	Selección , verificación y validación del Método.	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1.Método inapropiado o desactualizado para la ejecución de la calibración y/o un ensayo.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1.Cuando el método solicitado por el cliente sea inapropiado o desactualizado.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Cliente.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Se requiere garantizar la precisión, la confianza, la trazabilidad  del equipo y la validez de los resultados obtenidos. Cumplimiento normativo ISO/IEC 17025.
	Manipulación del ítems	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Dudas o desviaciones en el ítem de calibración o ensayo, para ser resuelta por el cliente.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando exista duda o cuando no se cumpla en el ítem  los requisitos suministrados.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática.	Cliente.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Cumplimiento normativo ISO/IEC 17025
	Trabajo no conforme	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Trabajo de calibración o ensayo no conforme.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando ocurra un trabajo no conforme y sea necesario notificar al cliente.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Cliente.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Cumplimiento normativo ISO/IEC 17025
	Información confidencial	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Notificar al cliente que se proporcionó información confidencial
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando se ha solicitado información confidencial por una autoridad competente y no ha sido prohibido por ley.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Cliente.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Cumplimiento normativo ISO/IEC 17025
	Ofertas o contratos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Desviaciones del contrato
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando haya diferencias entre la oferta y la solicitud final del cliente .
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Cliente y personal afectado.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Cumplimiento normativo ISO/IEC 17025
	Tratamiento de datos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Información pública de un cliente.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Cuando lo soliciten.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1. Terceros.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1.Llamada/Correo electrónico.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	1. Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Cumplimiento Política de tratamientos de datos personales UNAD y cumplimiento normativo ISO/IEC 17025.
	Informe de resultados	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1.Resultado de informe de ensayo/ certificados de calibración.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Finalizada la calibración o el ensayo.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1. Director técnico.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1. En formato designado.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	1.Metrólogo.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Los informes deben cumplir con los requisitos de la norma ISO/IEC 17025.
	Ensayo de aptitud.	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Resultados de los ensayos de aptitud.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Una vez se reciben los resultados cuestionables o dudosos del EA y su respectivo plan de acción.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	ONAC y Responsable general del laboratorio (alta dirección )
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico/ reuniones de revisión de desempeño/ auditorias
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Director técnico.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Cumplimiento normativo ISO/IEC 17025.
	Quejas	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Cierre del tratamiento de la queja.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando una queja ya haya sido tratada y cerrada.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Usuario quien remite la queja.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Canales de comunicación destinados para el tratamiento de quejas.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Sistema de Atención Integral - VISAE
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Cumplimiento normativo ISO/IEC 17025.