MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG	CÓDIGO:
			MT-3
			VERSIÓN
			28-17-06-2025
	GESTIÓN INTEGRAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Plan de Mantenimiento Preventivo Anual	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Plan de  Proyectos de Infraestructura Física y Plan de Mantenimiento Preventivo Anual para aprobación
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Una vez al año
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Comité de Infraestructura Física
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Presentación en Comité en plantilla de presentaciones Institucional
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerente de Infraestructura Física / Líder Grupo de Mantenimiento / Líder Grupo de Gestión de Proyectos de Infraestructura Física
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	La alta dirección debe estar informada sobre las actividades de mantenimiento preventivo que se realizan en la UNAD a nivel nacional, así como del alcance de las acciones desarrolladas mediante los proyectos de infraestructura física. Esto permitirá recibir retroalimentación y contar con su aprobación para la gestión de los recursos necesarios para su ejecución
	Información general sobre la infrestructura fisica de la UNAD	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Información que puedan solicitar entidades de control o dependencias de la UNAD respecto a la Infraestructura Física (Usos del suelo, número de centros, licencias de construcción, plan de mantenimiento aprobado, etc.)
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando se realice la solicitud
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Entidad o unidad solicitante
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico Oficios y/o medios dispuestos por los entes de control
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerente de Infraestructura Física o funcionarios delegados
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Se deben atender los requerimientos de información de la gestión de la infraestructura física institucional
	Criterios tecnicos para contratos de obra, adecuaciones y mantenimiento	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Formatos que se deben utilizar para el desarrollo de los contratos de mantenimiento, obra y adecuación en la infraestructura física
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Por cada contrato
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Oferentes y proveedores de servicio
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	A través de los términos de referencia y/o minutas de contratación
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerente de Infraestructura Física o funcionarios delegados
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Se deben dejar claramente estipulados los criterios que deben cumplir las personas jurídicas o naturales que ejecuten contratos de obra para su seguimiento y cumplimiento.