MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG	CÓDIGO:
			MT-3
			VERSIÓN
			28-17-06-2025
	GERENCIA DE PLATAFORMAS E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Lineamientos de infraestructura tecnológica	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Resoluciones, normatividad, nuevos servicios tecnológicos y demás lineamientos propios de actividades de IT.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cada vez que se requiera.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Comunidad Unadista
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico institucional (Circulares informativas), fondos de pantalla
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Grupos de trabajo de la GPIT (Servidores, soporte técnico, redes, seguridad de la información, PTI)
	Seguridad de la Información	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Comunicaciones sobre implementación de controles para mitigación de riesgos de seguridad de la información, noticias sobre modalidades de delitos informáticos, boletines informativos sobre el uso de la tecnología y la seguridad de la información.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cada vez que se requiera.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Comunidad Unadista
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico institucional, sitios web: https://noticias.unad.edu.co/index.php/unad-noticias/tecnologia   https://gidt.unad.edu.co/seguridad-de-la-informacion/noticias-de-seguridad
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Equipo de seguridad de la información GPIT
	Mantenimientos preventivos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Cronograma de mantenimiento preventivo de equipos adquiridos bajo la modalidad de arrendamiento operativo (leasing).
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Anualmente, según contrato de arrendamiento operativo.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	En Sede JCM (Administrativos, docentes y contratistas)   A nivel Nacional a los Espejos GPIT zonales y locales y Directores de centro
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico institucional
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Grupo de Soporte Técnico GPIT.
	Devolución de elementos tecnológicos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Lineamientos para realizar la devolución de los equipos de cómputo adquiridos a través de arrendamiento operativo a la GPIT, por parte del personal: administrativo, docentes y contratistas de apoyo a la gestión.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	En el mes de diciembre, por finalización de las ordenes de prestación de servicio de los contratistas y personal docente institucional.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Comunidad Unadista
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico institucional. (Circular informativa)
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerente GPIT, Grupo de Soporte Técnico GPIT
	Devolución de elementos tecnológicos, por finalización o renovación del contrato de arrendamiento operativo.	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Cronograma y lineamientos para realizar la devolución de los elementos tecnológicos adquiridos a través del contrato de arrendamiento operativo a la GPIT, por parte del personal: administrativo, docentes y contratistas de apoyo a la gestión, con el propósito de renovar la infraestructura tecnológica de la universidad.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Entre septiembre y octubre de la vigencia en la que finaliza el contrato de arrendamiento operativo.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	En Sede JCM (Administrativos, docentes y contratistas)   A nivel Nacional a los Espejos GPIT zonales y locales y Directores de centro
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico institucional. (Circular informativa)
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerente GPIT, Grupo de Soporte Técnico GPIT
	Ventanas de mantenimiento	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Se indica las razones por las cuales se requiere realizar la ventana de mantenimiento programada, el tiempo de indisponibilidad o intermitencia y los servicios que se verán afectados (aplicaciones, servidores, bases de datos, conectividad, entre otros).
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cada vez que se requiera.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Se comunica a la Comunidad Unadista que se pueda ver afectada por el mantenimiento.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico institucional (Circular informativa)
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Grupos de trabajo de la GPIT (Servidores, soporte técnico, redes, seguridad de la información)
	Circulares de cierre de periodos académicos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Se le indica a los docentes la fecha de cierre de acceso a los cursos del periodo académico vigente, para que puedan realizar la descarga de las evidencias de los cursos en los cuales participó, con el fin de realizar el proceso de autoevaluación docente.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Semestralmente antes de finalizar el periodo académico vigente.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Vicerrectoría Académica, Escuelas, Decanos, Secretarios Académicos, Lideres Académicos, Docentes y Plataforma Tecnológica Integrada.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico institucional (Circular informativa)
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Equipo de la Plataforma Tecnológica Integrada
	Mantenimientos a la Plataforma Tecnológica	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Se indica las razones por las cuales se requiere realizar la ventana de mantenimiento programada, el tiempo de indisponibilidad o intermitencia de la Plataforma Tecnológica y los servicios que se verán afectados
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cada vez que se requiera.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Administrativos, Docentes y Estudiantes
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico institucional (Circular informativa), noticias del campus Virtual
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Equipo de la Plataforma Tecnológica Integrada