MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG	CÓDIGO:
			MT-3
			VERSIÓN
			28-17-06-2025
	OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS	OPLAN
	Planes Operativos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Lineamientos Planes Operativos
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Primer semestre de cada vigencia para la planeación de la siguiente vigencia
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Líderes de Proyecto, Administrador de Proyecto, Gestor de Producto y Gestor de Actividad en SIGMA
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Circular remitida vía correo electrónico a las unidades estratégicas
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Oficina Asesora de Planeación
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Para contar con Planes Operativos al inicio de cada vigencia
	Elaboración, Ajuste y/o Modificación al Presupuesto	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Requerimiento de Recursos Financieros para la próxima vigencia fiscal
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Segundo semestre de cada vigencia
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Líderes de Proyecto, Administrador de Proyecto, Gestor de Producto y Gestor de Actividad en SIGMA
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Oficina Asesora de Planeación
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Para proyectar el presupuesto de acuerdo con las necesidades de adquisición de bienes y servicios
	GERENCIA DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Gestión Ambiental	¿QUÉ COMUNICAR?  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Información sobre los aspectos ambientales significativos.  2. Información sobre requisitos ambientales ligados a los contratos.  3. Información general de la gestión ambiental institucional, Cumplimiento de los Requisitos Legales Ambientales.  4. Instrucciones de Compras ambientalmente sostenibles  5.Información Sobre el desempeño ambiental y Resultados de las Auditorias.  6. Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes, felicitaciones
		¿CUÁNDO COMUNICAR?  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1.Durante toda la vigencia.  2. Durante la formalización de los contratos.  3. En cualquier momento.  4.Constantemente disponible  5.Anualmente  6. Durante toda la vigencia
		¿A QUIÉN COMUNICAR? Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1. Personal Unadista/ Estudiantes.  2.Proveedores  3. Entidades de Control Ambiental.  4.Personal de la UNAD que formaliza y supervisa contratos a proveedores  5.Alta Dirección  6. UNAD
		¿CÓMO COMUNICAR? Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1. http://sig.unad.edu.co  2.Minuta de Contratación/Formato Acuerdo para la Prestación del Servicio.  3. Oficios de notificacion.  4. Instructivo para la Contratación de bienes ambientalmente sostenibles (I-6-3-2)  5. Comité Tecnico de Gestión Integral MECI  6. Sistema de atencion
		¿QUIÉN COMUNICA? Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	1. Líder Nacional de Gestión Ambiental. 2.Supervisor de Contrato. 3. Rector / Gerente de Calidad y Mejoramiento Organizacional. 4.Lider Nacional del Sistema de Gestion Ambiental.. 5.Jefe de Control Interno / Líder Nacional de Gestión Ambiental 6. Stakeholders.
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	La comunicacion de la Gestion Ambiental, permite informar a la plataforma humana sobre el cumplimiento normativo, y los posibles impactos que se generan desde las actividades cotidianas de la gestion organizacional. Esta informacion aporta al fortalecimiento de la conciencia ambiental.
	Planificación y Gestión del Cambio	¿QUÉ COMUNICAR? Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Los cambios planificados e implementados en la Universidad generados al interior del Sistema Integrado de Gestión
		¿CUÁNDO COMUNICAR? Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Una vez se haya implementado el cambio y según el cronograma dispuesto por el proceso que lo estableció
		¿A QUIÉN COMUNICAR? Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1. A las partes interesadas que van a ser impactadas con el cambio
		¿CÓMO COMUNICAR? Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1. Comunicación escrita, canales dispuestos por la Universidad para socialización
		¿QUIÉN COMUNICA? Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	1. El proceso que estableció el cambio
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1. Por el impacto que tienen los cambios sobre los stakeholders que se verán afectados por su implementacion.
	Planificación del Sistema de Gestión de la calidad	¿QUÉ COMUNICAR?  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Actualización de la Politica y Objetivos del Sistema Integrado de Gestion
		¿CUÁNDO COMUNICAR? Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cada vez que se actualice la Politica y Objetivos del SIG
		¿A QUIÉN COMUNICAR? Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	A todos los stakeholders del Sistema Integrado de Gestión
		¿CÓMO COMUNICAR? Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	A través de correo electrónico y el sitio web del Sistema Integrado de Gestión
		¿QUIÉN COMUNICA? Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Representante de la Alta Direccion del Sistema de Gestion de la Calidad
		¿POR QUÉ COMUNICAR? Describir en forma concreta la razon por la cual esta tematica se debe comunicar.	Las partes interesadas deben conocer el direccionamiento estrategico del Sistema de Gestion en el marco de la toma de conciencia, la comprensión y aplicación de la política y objetivos en los procesos y procedimientos del sistema.