MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG	CÓDIGO:
			MT-3
			VERSIÓN
			28-17-06-2025
	GERENCIA DE TALENTO HUMANO Y VICERRECTORÍA ACADÉMICA Y DE INVESTIGACIÓN
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Vinculacion Docente	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Lineamientos para vinculación de docentes ocasionales y hora cátedra para los diferentes periodos académicos ofertados por la UNAD. 2. Comunicación de actos administrativos.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1.Se comunica antes del inicio del periodo académico correspondiente 2. Se comunica en el momento de la vinculacion y durante el termino del periodo académico.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1. Toda la comunidad Unadista y personal externo 2. Docente vinculado y escuelas
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1. A través de circulares informativas, a traves de correo electronico 2. A traves de la Pagina de la Gerencia de Talento Humano (SOCA) y correo electronico UNAD
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1. Tiene como finalidad comunicar los lineamientos de vinculacion docente a los diferentes actores del proceso en cuanto a rutas de acceso,  requisitos requeridos  fechas establecidas en lso doferentes periodos de vinculacion que son ofertados    2.  Se comunican los diferentes actos administrativos al cuerpo academico para notificar su viculacion y/o las diferentes novedades que se derivan del proceso de vicnulacion docente
	Evaluación Docente	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Lineamientos del proceso de evaluacion docente que incluye un cronograma de las actividades por periodo de evaluacion (Semestral).
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Se publica antes de finalizar cada periodo academico
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Toda la comunidad academica
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Circular enviada mediante el correo institucional
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Vicerrectoria Académica y de Investigacion y Gerencia de Talento Humano
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1. Tiene como finalidad comunicar los  lineamientos del proceso de evaluación Docente para dar cumplimiento a este requisito, y contribuir con el mejoramiento permanente del e-mediador.
	Contracion de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Lineamientos de contratacion de prestacion servicios profesionales y de apoyo a la gestión 2. Lineamientos del pago de honorarios a contratistas de prestacion de servicios profesionales y de apoyo a la gestión 3. Lineamientos publicacion SECOP ejecucion contrato de prestacion de servicios de apoyo a la gestion administrativa  por parte de los supervisores de los mismos
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Se comunica los lineamientos de contratacion de servicios profesionales y de apoyo a la gestion, dos meses antes del inicio de la siguiente vigencia 2. Se comunica los lineamientos pago de contratistas finalizando el ultimo dia habil de cada mes. 3 Se comunica al momento de la designacion de supervision
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1. Se comunica a los candidatos a contratistas, lideres de unidad 2. Supervisores y contratistas de prestacion de servicios profesionales y apoyo a la gestion 3. Supervisores de los contratos de prestacion de servicios de apoyo a la gestion administrativa
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1. Circulares informativas y correo electronico 2. Mediante circulares informativas enviadas a los correos electronicos institucionales 3. Mediante circulares informativas y desiganacion de de supervision
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano.
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1. Tiene como finalidad comunicarle a los candidatos a contratista de prestacion de servicios profesionales y de apoyo a la gestion las diferentes  fases de contratacion para que se puedan postular, subir la documentacion precontractual y su vez que los  supervisores de contrato puedan solicitar la necesidad de contratacion para la las diferentes  vigencias, 2. Tiene como finalidad que  los contratistas de prestacion de servicios profesionales y de apoyo  a la gestion dconozcan  las fechas de aperturade sistema  y docuementos requeridos para pago  y la fecha del pago de honorarios 3. Tiene como finalidad que los supervisores conozcan el proceso de publicacion de ejecucion de los diferentes contratos de prestacion de sevicios de apoyo a la gestion administrativa  a su cargo en sistema SECOP y sus demas obligaciones como supervisores
	COMPENSACION	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Actos administrativos plataforma humana 2. Situaciones administrativas de la plataforma humana 3. Reconocimiento y pago de prestaciones sociales 4. circulares lineamientos de  incapacidades, licencia de  paternidad y retiro de cesantia, permisos, renuncias, licencias no remuneradas
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Cada vez que se genera el acto administrativo de plataforma humana 2.Cuando se generan situaciones administartivas de la plataforma humana 3. Cuando se realiza la liquidacion de prestaciones sociales 4. Se publicaran  mensualmente circulares  de los lineamientos de incapacidades, licencias de paternidad, retiro de cesantias,ermisos, renuncias, licencias no remuneradas
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1.Plataforma humana lider de la unidad   2. Plataforma humana, al lider de la unidad, a la Gerencia de Talento Humano, a la Gerencia de Innovacion y Desarrollo Tecnologico, oficina de Adquisiciones e Inventarios, Secretaria General 3.Plataforma humana unadista 4.Plataforma humana unadista
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1, 2,3 Y 4 Físico en Original y por correo electronico
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1,2,3, Tienen como finalidad dar a conocer los diferentes  decisiones tomadas para que la persona o personas interesadas interpongan los recursos a que haya lugar mediante los diferentes  actos administrativos ( resolucion ,situaciones adminsitrativas reconocimiento de prestaciones entre otros)  4. Tiene como finalidad comunicar a la plataforma humana unadista los diferentes procedimientos a seguir segun situacion que se presente y poder tener los beneficios y cumplir con los requerimientos legales
	Potencial y Desempeño de Plataformas Humanas	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Lineamientos para la evaluacion de potencial y desempeño de la plataforma humana
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	En cada periodo de evaluacion de potencial y desempeño de la plataforma humana
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Plataforma humana unadista vinculada a la planta administrativa.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Mediante circulares informativas enviadas correos electronicos institucionales
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Tiene como fin comunicar a la Plataforma humana vinculada a la planta administrativa los diferentes lineamientos para la evaluacion de potencial y desempeño con el fin de dar cumplimiento a este requisito, e identificar resultados efectivos en su gestión y el potencial de su rol de liderazgo en el Metasistema UNAD
	Evolución de la Plataforma Humana	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. El documento de evolución de la plataforma humana.  2. Actualizaciones de los ciclos de la evolución de la plataforma humana.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Se comunicará anualmente el documento de evolución de la plataforma humana 2. Las actualizaciones en el momento que haya lugar respecto a los ciclos de evolución de la plataforma humana.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1 y 2 Plataforma Humana Unadista, Líderes de Unidades, Líderes Fractales de la Gerencia de Talento Humano.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1 y 2. Se comunican a través de circular informativa, correo institucional y/o micrositio de GTHUM página web de la UNAD.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano.
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1 y 2  Tiene como fin comunicar para dar a conocer los  lineamientos institucionales respecto a la evolución de la plataforma humana y dar cumplimiento legal
	Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Los objetivos del SG-SST, representantes del SG-SST, matriz de responsabilidades y autoridad frente al SIG, recursos, matriz de identificación de peligros y la valoración de los riesgo en seguridad y salud ocupacional, la Politica.   2.Reporte de Estadisticas de accidentabilidad y enfermedades laborales. Formato de reporte de actos inseguros, condiciones inseguras, investigación de accidentes de trabajo y enfermedad laboral.   3.Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias ( rutas de evacuación y punto de encuentros), 4. Programas de gestión del SG-SST, 5. Representantes del Comité Paritario de Seguidad y Salud en el Trabajo, 6. Representantes del Comité de Convivencia laboral.   7. Matriz de requisitos legales 8.-Desempeño del SG-SST  9. Actualizaciones del SG-SST
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1.Anualmente y en el momento de vinculacion, contratacion o nombramiento plataformas humanas 2.Semestralmente   3.Anualmente y en el momento de vinculacion, contratacion o nombramiento de las plataformas humanas   4.Anualmente y en el momento de vinculacion, contratacion o nombramientoplataformas humanas   5. En el momento de vinculacion, contratacion o nombramiento plataformas humanas y cada dos años la eleccion y designacion de sus miembros a la plataforma humana unadista 6. En el momento de vinculacion, contratacion o nombramiento plataformas humanas y cada dos años la eleccion y designacion de sus miembros a la plataforma humana unadista 7 Cuando se considere pertinente. 8. Anualmente 9. Semestralmente 10.Semestralmente   11.Cada vez que sea pertinente por cambio normativo interno o externo
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1.Plataformas humanas, Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) Stakeholder o partes interesadas ( internas/externas)   2.Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) , Comité Integral de Gestión y MECI, Stakeholder o partes de interesadas   3. Plataforma Humana Unadista, Stakeholder o partes de interesadas, Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) , Comité Integrado de Gestión y MECI   4.Platafomas humanas de la UNAD y Stakaholder o partes interesadas   5.Stakeholder o partes interesadas plataformas humanas 6. Stakeholder o partes interesadas plataformas humanas 7. Stakeholder o partes interesadas plataformas humanas 8. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) Alta direccion Stakeholder o partes interesadas plataformas humanas 9. Stakeholder o partes interesadas plataformas humanas 10.Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) Alta direccion Stakeholder o partes interesadas plataformas humanas 11.Plataformas humanas y Stakeholder o partes interesadas
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1. a) Desarrollo del programa de Engagement y Convicción Unadista,   b) Tips virtuales   c) Página del SIG y del SG-SST   d) Manual del SIG   e) Actos administrativos ( resoluciones, circulares)   f) Correos institucionales,   g) Herramientas virutales : Adobe Connect, Web Conference, Zoom, Hangout Google, Skype, WhatsApp, Meet, Team office, entre otros.   2.a) Página del SIG   b) Reuniones ordinarias del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) agendas y actas.   c) Reuniones ordinarias del Comite Integral de Gestión y MECI ( agendas y actas Informe de Gestión por proceso (IGP)   d) Indicadores de gestión del SG-SST   c) C4Balance de Gestión y rendición de cuentas   3.-a) Página del SIG   b) correo institucional   c) Reuniones ordinarias del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)   4.- a) Página del SIG   b) correo institucional Herramientas virutales : Adobe Connect, Web Conference, Zoom, Hangou+C4t Google, Skype, WhatsApp, Meet, Team office, entre otros.   5.-a) Página del SIG   b) Correos y reuniones institucionales   c) Actos adminsitrativos   d) Herramientas virutales : Adobe Connect, Web Conference, Zoom, Hangout Google, Skype, WhatsApp, Meet, Team office, entre otros.   6.a) Página del SIG   b) Correos institucionales   c) Reuniones institucionales   d) Actos adminsitrtivos   e) Herramientas virutales : Adobe Connect, Web Conference, Zoom, Hangout Google, Skype, WhatsApp, Meet, Team office, entre otros.   7.a) Página del SIG   b) Correos institucionales   c) Reuniones institucionales circulares informativas Herramientas virutales : Adobe Connect, Web Conference, Zoom, Hangout Google, Skype, WhatsApp, Meet, Team office, entre otros. 8. a) Página del SIG-   b) Correos institucionales   c) Reuniones institucionales   d) Actos adminsitrativos   e) Herramientas virutales : Adobe Connect, Web Conference, Zoom, Hangout Google, Skype, WhatsApp, Meet, Team office, entre otros.   9. a) Página del SIG   10. a) Página del SIG   b) Correos institucionales   c) Reuniones institucionales   d) Actos adminsitrativos   e) Herramientas virutales : Adobe Connect, Web Conference, Zoom, Hangout Google, Skype, WhatsApp, Meet, Team office, entre otros.   11.a) Página del SIG   b) Correos institucionales   c) Reuniones institucionales   d) Actos adminsitrativos   e) Herramientas virutales : Adobe Connect, Web Conference, Zoom, Hangout Google, Skype, WhatsApp, Meet, Team office, entre otros.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano.
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1,2,3,4 5,6,7,8,9 Para dar cumplimiento a los requisitos legales del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en los ambitos de actuación de la UNAD  y como cumplimiento de los requisitos normativos vigentes
	Programa de Engagement y Convicción Unadista	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Programa de Engagement y Convicción Unadista, 2. Comunicación actividades de Programa de Engagement y Convicción Unadista 3. Actualizaciones del Programa de Engagement y Convicción Unadista
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1.Se comunicará anualmente el Programa de Engagement y Convicción Unadista 2. Se comunicaran las actividades realizadas desde el Programa de Engagement y Convicción Unadista. 3. Publicar y socializar cada vez que se actualiace el Programa de Engagement y Convicción Unadista.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1. Líderes de Centro, Red de gestión de talento humano 2. Plataforma Humana Unadista 3. Líderes de Centro, Red de gestión de talento humano
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	A través de la página de la Gerencia de Talento Humano, correos institucionales y pagina web de la UNAD.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1,2,3. Tienen como fin comunicar  el programa de Engagement y convicción unadista y las diferentes actividades con el fin de dar cumplimiento a los procesos de Inducción y Reinducción requeridos para la plataforma humana unadista
	Certificaciones Laborales	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1.Certificaciones laborales
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1.Cuando se genera la certificaciòn en linea 2.Cuando se da respuesta a solicitudes por correo electronico de certificaciones con aspectos especiales y/o firma original. 3. Cuando se tengan solicitudes de entes externos
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1. A la Plataforma Humana vinculada. 2. A la Plataforma Humana vinculada y retirada. 3. A los entes externos en la validación de las certificaciones laborales.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1.A traves de la página web de Talento Humano 2 y 3 correos electrónicos destinados para tal fin.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1. Se permite generacion en tiempo real y de facil acceso a la informacion dando cumplimiento al Código Sustantivo del Trabajo Articulo 57.
	Atracción y Elección de plataformas humanas	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Necesidades de perfiles docente ocasional y hora catedra  2. Necesidades de perfiles de la Planta Global.  3. Necesidades de perfiles de contratación de prestacion de servicios de apoyo a la gestion.  4. Etapas del proceso de atracción y elección para las diferentes tipologías de vinculación y/o contratación
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. De acuerdo a los períodos académicos se anticipan necesidades de servicio docente.  2. De acuerdo a los procedimientos y necesidad de la Planta Global  3. De acuerdo a la necesidades de contratación de apoyo a la gestión  4. De acuerdo a cada etapa del proceso de atracción o elección
		¿A QUIÉN COMUNICAR? Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1,2,3, y 4. A ciudadanos o público general que puedan cumplir con el perfil requerido, candidatos postulados, a los líderes de Unidades del Metasistema, a la Red de Gestión de Talento Humano y a los líderes de proceso vinculación y/o contratación de apoyo a la gestión de la Gerencia de Talento Humano
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Circulares Informativas, Página de la universidad sección noticias, el observatorio de universidades, bolsas de empleo universitaria, plataforma hiring room y correo institucional.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Talento Humano
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1,2,3 Tiene la finalidad de comunicar las diferentes ncesidades de Plataforma Humana Unadista  para que se tenga conocimiento de los diferentes lineamientos en el proceso de atracción y eleccion, así mismo conozcan las diferentes fechas de los periodos académicos y realicen la postulaciòn por medio del repositorio mi hoja de vida 4.0 para las diferentes necesidades asociadas al rol docente, planta administrativa y  contratistas de apoyo a la gestión administrativa