MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG CÓDIGO:        

MT-3		      
VERSIÓN      
28-17-06-2025      
SECRETARIA GENERAL                      
TEMA PREGUNTAS ORIENTADORAS                        
Procesos de Contratación ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Invitación Pública y Publicación de Términos
de Referencia. Resultados de selección
Adjudicacion- contrato		                        
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Cada que se presente la necesidad de contratar un bien o servicio.                        
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Público en general.                        
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Página Web                        
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Secretaria General.                        
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Cumplir con el principio de publicidad y transparencia en el ejercicio de la función pública , en atención a lo dispuesto en la Constitución, la Ley, los estatutos y Reglamentos de la Universidad                        
  GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA                      
TEMA PREGUNTAS ORIENTADORAS                      
Informes de Estados Financieros, Información Tributaria y Financiera derivada ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Balance General, Estado de Actividad Financiera y Social                      
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Trimestrales hasta el año 2017, a partir del año 2018 se reportará anualmente y se generaran informes contables financieros mensualmente                      
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Contaduría General de la Nación trimestralmente y público en general.                      
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Página Web y mecanismos dispuestos por los entes de control para la comunicación                      
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Grupo de Contabilidad - GAF                      
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar		 Los estados contables reconocen los hechos economicos de la institución con el propósito de medir, evaluar, analizar y tomar decisiones sobre la gestión administrativa, financiera y academica  adelantada por la UNAD y el resultado obtenido en el desarrollo de su objeto social durante un periodo determinado. La medición contable de cada uno de los hechos económicos debe realizarse de acuerdo a la normativa expedida por la CGN para entidades de Gobierno y que es de obligatorio cumplimiento en la elaboración de los estados contables de la UNAD.                         
Control de Seguimiento a Bienes / Inventarios ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Agenda  de visita de inventarios y capacitaciones de componentes varios a los difrentes centros Regionales a nivel nacional en el formato de plan de auditoria (F-3-5-2)                        
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Anualmente después de la aprobacion del plan de visitas a nivel nacional; en cada semestre del año.                        
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Al Centro Regional directamente involucrado en la auditoria.                        
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Enviando con antelacion el formato de plan de auditoria formato (F-3-5-2)                        
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Grupo de adquisiciones e inventarios - GAF-.                        
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.		 Para que el centro regional tenga la disposición y la logística pertinente para las auditorias de bienes y capacitaciones que se presenten.                        
Desembolsos y Pagos ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Circular informativa de condiciones y terminos para la recepción de documentación para pagos.                        
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Anualmente y de acuerdo a la necesidad de aclaración que se presente.                        
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Comunidad Unadista y clientes externos (proveedores, supervisores)                        
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Circular Informativa por correo electronico.                        
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Grupo de Tesoreria - GAF                        
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar		 Para que la plataforma humana cuente con información clara de cómo gestionar los pagos bajo su responsabilidad en la institución                        
Instrucciones cierre financiero ¿QUÉ COMUNICAR?
  Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar		 Intrucciones para el cierre presupuestal, financiero y contable de la vigencia.                        
¿CUÁNDO COMUNICAR?
  Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.		 Anualmente.                        
¿A QUIÉN COMUNICAR?
  Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática		 Comunidad Universitaria
Público en General.		                        
¿CÓMO COMUNICAR?
  Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
  Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.		 Pagina Web
Correo Masivo
Comité Financiero		                      
¿QUIÉN COMUNICA?
  Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable		 Gerencia Administrativa y Financiera.                      
¿POR QUÉ COMUNICAR?
  Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar		 Las instrucciones del cierre financiero permiten articular los procesos intersistémicos de las diferentes unidades y estamentos de la institución, estableciendo actividades, responsables, tiempos y entregas de información. Este mecanismo de instrucción permite garantizar de forma oportuna el cierre administrativo, presupuestal, financiero y contable de la vigencia.