MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG	CÓDIGO:
			MT-3
			VERSIÓN
			28-17-06-2025
	GERENCIA DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Balance Social de Gestión	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Documento que resume la gestión de la universidad durante la vigencia.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	-Al inicio de cada vigencia se publica la gestión de la vigencia anterior.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Se comunica a las partes interesadas.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Publicaciòn en la pàgina WEB Sitio web del SIG
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Es publicado por la Rectoría
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Por que permite informar y explicar a los grupos de interés y ciudadanía los avances y resultados de la gestión de la universidad, sus actuaciones y aporte a los diferentes ODS, propiciando asi el derecho a la información pública a la ciudadanía y grupos de interés de forma clara y transparente.
	Rendición de Cuentas Pública   Participaciòn de la ciudadanìa (preguntas y respuestas)	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Invitación al evento de rendición de cuentas públicas Agenda del Evento   Formularios de participación Ciudadana   Respuestas a Participación Ciudadana   Transmisiòn audiencia pùblica   Participaciòn de la ciudadanìa (preguntas y respuestas)
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Al inicio de la vigencia y al terminar el evento
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	A las partes interesadas y  ciudadanía
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Página Web Micrositio Rendición de Cuentas Redes Sociales Correos masivos, según base de datos Correo Electrónico
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Rectoria   Gerencia de Calidad y Mejoramiento Universitario
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Lograr la atención e informar a los grupos de interés y ciudadanía acerca del desarrollo del evento de rendición de cuentas de forma clara y oportuna, buscando la mayor participación en las diferentes etapas del proceso.
	Información relacionada con el Sistema Integrado de Gestión	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Actas de Comitè de Gestion Integral y MECI Informe del Sistema de gestión de la calidad para revisión por la dirección Presentaciones de los lideres nacionales de los Sistemas de Gestion
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Cuando el Acta de Comite de Gestion Integral y MECI y Presentaciones de los Sistemas de Gestion sean entregados a la GCMO
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Miembros del Comite de Gestión Integral MECI Líderes de Procedimiento. Colaboradores de los procesos Líderes estratégicos de gestión Equipos de trabajo por proceso   Usuarios de las salidas de los procesos Comunidad academica y administrativa de la UNAD
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Publicación en la pagina del Sistema Integrado de Gestión Uso de correos electronicos https://informacion.unad.edu.co/servidores-publicos
		¿QUIÉN COMUNICA?   Determinar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Personal asignado en la Gerencia de Calidad y Mejoramiento Organizacional.  Lideres de los Sistemas de Gestion que conforman el SIG.
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Se informa a las partes interesadas el desempeño del sistema Integrado de Gestion, los resultados obtenidos y las desiciones tomadas por la alta direccion
	OFICINA DE CONTROL INTERNO
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Auditorias Integrales	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1.Programa anual de auditorias F-3-5-1. 2. Circular de lineamientos para tener en cuenta en la planeación de las auditorias internas según la respectiva vigencia. 3. Informes de auditorias internas.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Anualmente
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Comunidad Unadista.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico, Comités de Alta Dirección y micrositio de la Oficina de Control Interno.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Oficina de Control Interno
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Es importante que toda la comunidad Unadista tenga conocimiento de las directrices para llevar a cabo el ejercicio de auditorias integrales para promover un trabajo coordinado entre las partes auditadas y el grupo auditor liderados por la Oficina de Control Interno. De igual manera, es importante dar a conocer el resultado derivado de las auditorias externas e  internas por medio de los informes consolidados.
	Mapa de Riesgos Institucional	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Lineamientos actualización mapa de riesgos (Circular 115-consecutivo de la respectiva vigencia).
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Anualmente
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Diferentes responsables y administradores del mapa de riesgos. Comunidad Unadista (Plataforma humana Unadista) Validarlo con la GCMO
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo Electrónico y Circular Informativa.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Oficina de Control Interno
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Es necesario informar a los responsables y colaboradores del procedimiento de Administracion del Riesgo, acerca de  los lineamientos para la actualización, modificacion y/o eliminacion de los riesgos asociados a cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad administrados desde el Sistema Mapa de Riesgos Versión 2. 0 – SMRV2.0.
	Plan  Anticorrupción y Atención al Ciudadano	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC) por cada vigencia. Informes de seguimiento cuatrimestrales del PAAC.
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Anualmente y cuatrimestralmente.
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Comunidad Unadista, ciudadania en general
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Publicación micrositio de Transparencia y Acceso a la Información. Micrositio de la Oficina de Control Interno.
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Oficina de Control Interno
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Es necesario publicar el PAAC conforme a lo establecido en la Ley 1474 de 2011 del Estatuto Anticorrupción.
	Código de Ëtica (Integridad) y Buen Gobierno	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Codigo de Etica e Integridad Informe de apropiacion del Codigo de Etica e Integridad
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Permanente y anual
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Comunidad Unadista Ciudadadania en General
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Micrositio de la Oficina de Control Interno Socializacion por los diferentes medios y/o canales (Presencial - Virtual, pildoras, correos electrónicos entre otros)
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Oficina de Control Interno
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Es importante comunicar esta tematica debido a que en este documento se muestra el comportamiento etico y valores con los que deben actuar los servidores publicos y comunidad unadista en general.
	OFICINA DE PLANEACIÓN
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Seguimiento a Planes Operativos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	Fechas de cierre de reportes de actividades y productos registrados en la aplicación SIGMA
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	Primer semestre de cada vigencia
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	Líderes de Proyecto, Administrador de Proyecto, Gestor de Producto y Gestor de Actividad en SIGMA
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	Correo electrónico
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Oficina Asesora de Planeación
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Contar con reporte de cumplimiento de planes operativos