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MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG |
CÓDIGO: |
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MT-3 |
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VERSIÓN |
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28-17-06-2025 |
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SECRETARIA GENERAL |
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TEMA |
PREGUNTAS ORIENTADORAS |
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Acuerdos y actas del Consejo Superior Universitario y del
Consejo Académico |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Fechas de reportes de la
información requeridas en plantillas SNIES definidas por el Ministerrio de
Educación Nacional |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Primer semestre de cada
vigencia en correspondencia con lo establecido en la Resolución 19591 de 2017
del Ministerio de Educación Nacional. |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Toda la comunidad unadista y
SAI |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Página web y redes sociales
según sea el alcance |
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¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Secretaria General |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Dar respuesta oportuna y
efectiva al reporte de información al SNIES |
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Actos administrativos emanados por la UNAD |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Actos administrativos emanados
por la UNAD |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
De manera permanente |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Toda la comunidad unadista y
SAI |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Página web y redes sociales
según sea el alcance |
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¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Secretaria General |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Cumplir con el principio de
publicidad y transparencia en el ejercicio de la función pública |
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Tablas de Retención Documental |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Adopción Tablas de Retención
Documental |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Permanente |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Toda la Comunidad Unadista |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Resolución y publicación en la
página web |
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¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Secretaria General |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Cumplimiento normativo en
atención a las dinámicas de la normatividad reglamentaria de la Ley 594 de
2000 o Ley general de archivos en Colombia, así como los requerimientos de la
ley 1712 de 2014 o Ley de transparencia y acceso a la información pública en
Colombia. |
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Transferencias Documentales |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Cronograma de Transferencias
Documentales |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Anualmente |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Unidades y centros |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Circular Normativa y correo
electrónico |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Secretaria General |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Cumplimiento normativo en
atención a las dinámicas de la normatividad reglamentaria de la Ley 594 de
2000 o Ley general de archivos en Colombia, así como los requerimientos de la
ley 1712 de 2014 o Ley de transparencia y acceso a la información pública en
Colombia. |
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Convocatorias para la
elección de los representantes de los órganos colegiados de dirección y
gobierno y la designación del Rector de la Universidad |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Documentos asociados a
los procesos electorales, así:
- Representantes
estamentarios ante
órganos colegiados,
entiéndase Consejo
Superior, Consejo
Académico y Consejos de
Escuela.
- Actos Administrativos
- Circulares
- Informes210- 797
- Cronogramas
- Piezas publicitarias |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Cuando sea ordenado el
inicio de un nuevo
proceso de elección. |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Comunidad Unadista y
comunidad en general |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Publicación en la página
Web de la Secretarìa
General |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Secretaria
General |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Cumplir con el principio de
publicidad y transparencia en el ejercicio de la función pública |
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Foros Virtuales de
participación en la construcción de normas superiores |
¿QUÉ
COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Formularios,
Foros y/o Matrices que contienen las propuestas de artículado, para la
expedición de los nuevos Estatutos internos de la Universidad |
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¿CUÁNDO
COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Su
publicación se hará conforme el cronograma dispuesto para la reforma
estatutaria o Ruta de Innovación, aprobado por la Junta Directiva |
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¿A
QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Comunidad
unadista y comunidad en general |
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¿CÓMO
COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Publicación
en la página Web de la Secretarìa
Genera |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Secretaria
General |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Cumplir con el principio de
publicidad y transparencia en el ejercicio de la función pública |
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OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÒN |
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TEMA |
PREGUNTAS
ORIENTADORAS |
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Reporte, validación y análisis de información de los sistemas de
Información del Ministerio de Educación Nacional |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Seguimiento de las plantillas
de las variables de información de la UNAD |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Primera semana del mes de la
fecha de corte establecida en la Resolución 19591 de 2017 del Ministerio de
Educación Nacional. |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Unidades responsables del
reporte de información. |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Correo electrónico |
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¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Oficina de Asesoria de
Planeación |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a
comunicar. |
Dar respuesta oportuna y
efectiva al reporte de información |
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VICERRECTORIA DE
MEDIOS Y MEDIACIONES PEDAGÓGICAS |
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TEMA |
PREGUNTAS ORIENTADORAS |
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Socialización de
contenidos informativos, formativos y promocionales en los contextos
académico, pedagógico, tecnológico, comunitario y económico |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el
tema o aspecto que se debe comunicar |
Contenidos informativos,
formativos y promocionales en los contextos académico, pedagógico,
tecnológico, comunitario y económico que provengan de requerimientos
institucionales de área misionales o de gestión |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se
debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
Cuando sea requerido |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Toda la comunidad unadista, SAI
y público en general |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
A
través de los medios de comunicacióm internos, como TV UNAD Virtual, Radio
UNAD Virtual, Sistema Web Conference organizacional, Televisión Abierta y
Comunicación Visual. |
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¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Vicerrectoria
de Medios y Mediaciones Pedagogicas VIMEP, a través de la Red de Gestión
Tecnopedagógica de Medios y Mediaciones Comunicacionales - MMC. |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Comunicar
contenidos informativos y promocionales permite visibilizar el quehacer
institucional, en escenarios academicos y organizacionales, esto permite a la
comunidad conocer procesos de innovación, desarrollo y avance que gestiona
cada una de las unidades de la institución. |
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Divulgación de las nuevas adquisiciones en recursos
bibliográficos y servicios prestados desde la e-Biblioteca. |
¿QUÉ COMUNICAR? |
Las nuevas adquisiciones de recursos
bibliograficos y servicios prestados por la e-Biblioteca. |
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Describir de manera concreta el tema o
aspecto que se debe comunicar |
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¿CUÁNDO COMUNICAR? |
Cuando se adquieran o actualicen los recursos
bibliograficos y se oferte el servicio. |
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Determinar el momento en el cual se debe
comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
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¿A QUIÉN COMUNICAR? |
Toda
la comunidad unadista |
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Enunciar las partes interesadas a quienes
se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o
temática |
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¿CÓMO
COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información |
A traves del
Micrositio, correo electrónico de la e-biblioteca y redes sociales
insitucionales |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la
normatividad o procedimiento aplicable |
Vicerrectoria
de Medios y Mediaciones Comunicacionales, a través de la Red de Gestión
Tecnopedagógica
para el Desarrollo de Contenidos, Recursos y Repositorios
Bibliográficos |
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¿POR
QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
Es importante
que la comunidad Unadista tenga conocimiento de los ultimos recursos
bibliograficos adquiridos y actualizados con el fin de que pueda hacer uso de
ellos y de las diversas actividades complementarias que se realizan
dentro de la e-Biblioteca. |
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Noticias
de carácter académico e investigativo |
¿QUÉ COMUNICAR? |
Información relacionada con eventos académicos
investigativos |
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Describir de manera concreta el tema o
aspecto que se debe comunicar |
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¿CUÁNDO COMUNICAR? |
Permanente |
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Determinar el momento en el cual se debe
comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos
administrativos, cronogramas, calendario etc. |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a
quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto
o temática |
Toda la Comunidad Unadista |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado
para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico,
publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc. |
Micrositio de la eBiblioteca
(articulos de investigación, banner informativos) y correo electrónico
(banner de capacitaciones para investigadores) Redes sociales |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable
de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable |
Vicerrectoria
de Medios y Mediaciones Comunicacionales, a través de la Red de Gestión
Tecnopedagógica
para el Desarrollo de Contenidos, Recursos y Repositorios
Bibliográficos |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la
causa o finalidad de lo que se va a comunicar. |
La
comunicación de noticias académicas es esencial para difundir el
conocimiento, promover la transparencia y el intercambio de ideas, estimular
la investigación y la colaboración, generar impacto en la sociedad y
contribuir a la formación y educación de la comunidad Unadista. |
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GERENCIA DE CALIDAD
Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL |
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TEMA |
PREGUNTAS ORIENTADORAS |
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Documentación del SIG |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar |
Actualización de la
documentación del SIG |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta:
procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario
etc. |
Cuando exista una emisión,
modificación o eliminación |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo
en cuenta el interés en este aspecto o temática |
Toda la Comunidad Unadista |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes
sociales, campus virtual etc. |
Pagina del SIG
-pag. web
-pildoras por correo
electrónico
-comités
-circulares
-reuniones con zonas |
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¿QUIÉN
COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la
normatividad o procedimiento aplicable |
Gerencia
de Calidad y Mejoramiento Organizacional
Lider del procedimiento |
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¿POR QUÉ COMUNICAR?
Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a
comunicar. |
Permite
informar a las partes interesadas de forma oportuna y comprensible los
lineamientos y directrices del SIG, para la implementación, desarrollo y
optimización de los procesos. |
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VICERECTORIA DE
SERVICIOS A ASPIRANTES, ESTUDIANTES Y EGRESADOS |
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TEMA |
PREGUNTAS ORIENTADORAS |
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Peticiones, Quejas, Reclamos, sugerencias, felicitaciones y
consultas de información |
¿QUÉ COMUNICAR?
Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar |
Proporcionar a los ciudadanos
el acceso abierto y sencillo a los procesos de Peticiones, Quejas, Reclamos,
Sugerencias y Felicitaciones. |
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¿CUÁNDO COMUNICAR?
Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta:
procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario
etc. |
Cuando el usuario lo requiere
Semestralmente el informe de PQRS resueltas publicados en la web |
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¿A QUIÉN COMUNICAR?
Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo
en cuenta el interés en este aspecto o temática |
Al público en general |
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¿CÓMO COMUNICAR?
Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información
Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes
sociales, campus virtual etc. |
A través de los diferentes
canales de atención al Usuario
La información es publicada en la Página web de la universidad |
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¿QUIÉN COMUNICA?
Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la
normatividad o procedimiento aplicable |
Es publicado por la VISAE en
conjunto con la GCMK |
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