MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG	CÓDIGO:
			MT-3
			VERSIÓN
			28-17-06-2025
	GERENCIA DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL
	TEMA	PREGUNTAS ORIENTADORAS
	Gestión de Planes de Accion y de Mejora	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. -Solicitud de concertaciones de acciones y asignación de acciones por aprobación del plan, y alertas de estado acciones   2. Seguimiento a Estado de acciones
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Durante la etapa de formulación, aprobación e implementación de los planes de accion o de mejora. 2. Una vez al mes
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1, 2 - Responsables asignados para la ejecución de acciones.
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1 , 2 - Correo electrónico
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	1. Automatizado desde la Aplicación SSAM 2. Gerencia de Calidad y Mejoramiento Organizacional - GCMO
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1. Porque se requiere que los líderes que van a ser responsables de implementar las acciones correctivas o de mejora conozcan el detalle de los compromisos que adquieren, asi como también el estado de los mismos. 2. Porque sirve como medida preventiva para alertar acerca del estado de acciones que requieren de la atención por parte de los líderes cuando estas se encuentran vencidas, proximas por vencer o no iniciadas.
	Buenas Prácticas Organizacionales	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1- Instrucciones para el registro de Buenas Practicas Organizacionales   2- Reconocimiento de una Buena Practica Organizacional
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1 -Se comunica cuando se efectuan cambios que afecten el registro y evaluación de Buenas prácticas.   2- Se comunica cuando una buena práctica es evaluada, y cumple los criterios para ser reconocida e incluida al Banco de Buenas Prácticas
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1, 2 - Comunidad unadista
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1, 2 - correo electrónico y publicación la página web del SIG
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Calidad y Mejoramiento Organizacional - GCMO
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	1. Porque es fundamental que toda la comunidad universitaria y el público en general conozcan el flujo de actividades requerido para la propuesta e implementación de buenas prácticas dentro de la Universidad. Este conocimiento no solo promueve la transparencia y la participación activa, sino que también permite que dichas prácticas, tras ser debidamente valoradas, puedan ser reconocidas y posteriormente replicadas en otros contextos 2. Porque, la visibilización de estas iniciativas abre la posibilidad de que otras unidades del metasistema otorguen reconocimientos particulares a los funcionarios ya sean docentes, estudiantes o egresados, según su propio criterio y valoración, fortaleciendo así la cultura de mejora continua y el sentido de pertenencia institucional.
	Mejoramiento de Trámites y Otros Procedimientos Administrativos	¿QUÉ COMUNICAR?   Describir de manera concreta el tema o aspecto que se debe comunicar	1. Acciones del Componente de Racionalización de trámites dentro del Plan de Anticorrupcion y Atencion al Usuario-PAAC, registradas en el SSAM 2. Seguimientos por medio del SSAM a las acciones del Componente de Racionalización de trámites dentro del Plan de Anticorrupcion y Atencion al Usuario-PAAC
		¿CUÁNDO COMUNICAR?   Determinar el momento en el cual se debe comunicar, teniendo en cuenta: procedimientos, expedición de actos administrativos, cronogramas, calendario etc.	1. Al momento de asignar las acciones en el Plan de Racionalizaciòn de trámites 2. Cuando se hace realimentación o cierre de las acciones del Plan de Racionalizaciòn de trámites en el SSAM
		¿A QUIÉN COMUNICAR?   Enunciar las partes interesadas a quienes se les debe comunicar; teniendo en cuenta el interés en este aspecto o temática	1 y 2 Responsables de acciones asignadas en el Plan de Racionalizaciòn de trámites
		¿CÓMO COMUNICAR?   Definir el medio o canal utilizado para la difusión de la información   Ejemplo: correo electrónico, publicación en página web, comités, redes sociales, campus virtual etc.	1 y 2 Correo electrónico
		¿QUIÉN COMUNICA?   Deterrminar la unidad y responsable de la comunicación, de acuerdo a la normatividad o procedimiento aplicable	Gerencia de Calidad y Mejoramiento Organizacional - GCMO
		¿POR QUÉ COMUNICAR?   Describir en forma concreta la causa o finalidad de lo que se va a comunicar.	Por la importancia que conlleva el compromiso institucional que adquieren los lideres frente a la implementación de las acciones para la mejora de los trámites.